Купить программу 1С и не пожалеть: выбираем решение для небольшой фирмы

Чтобы купить программу 1С и не пожалеть, нужно сначала понять, какие задачи она должна решать. Выбор наугад приводит к переплатам и проблемам при работе. В этой инструкции показано, как шаг за шагом определить подходящий вариант: от формата поставки до конфигурации и лицензий. Такой подход поможет выстроить систему, которая будет работать на бизнес, а не мешать ему.

Когда 1С действительно нужна небольшой фирме

Малые компании часто начинают вести учет в Excel или на бумаге. Это удобно на старте, пока операций немного. Но с ростом появляются проблемы: ошибки в расчетах, задержки с отчетностью, потеря данных. В этот момент возникает потребность в покупке 1С.

Программа закрывает ключевые задачи: формирование налоговой отчетности, ведение бухгалтерии, расчет зарплаты, контроль склада и продаж. Она становится необходимой, когда объем данных выходит за пределы ручного учета, а цена ошибки начинает измеряться деньгами и штрафами.

Если фирма оказывает услуги, достаточно вести бухгалтерию и зарплату. Торговым компаниям важен склад и кассовые операции. Интернет-магазинам критичен учет заказов и возвратов. 1С:Предприятие позволяет все это объединить в единую систему и убрать дублирование работы.

Формат поставки 1С: локальная версия или в 1С:Фреш

Перед тем как купить разные конфигурации 1С, нужно определить, в каком формате ее использовать. Есть два варианта: локальная установка или облачный сервис 1С:Фреш.

Локальная установка дает полный контроль. Программа работает без интернета, легко дорабатывается под особенности бизнеса, данные остаются на сервере компании. Минус — затраты на оборудование, резервное копирование и поддержку.

1С:Фреш — это облако. Не нужно покупать сервер, доступ осуществляется через браузер, обновления приходят автоматически. Такой вариант удобен на старте или при распределенной работе сотрудников. Минусы: меньше возможностей доработки, зависимость от интернета и постепенный рост расходов при долгом использовании.

Сравнение форматов:

Критерий	Локально (коробка)	Облако (1С:Фреш)
Стартовые затраты	Лицензии + сервер	Подписка (ежемесячно)
Гибкость	Доработки, расширения	Ограниченные настройки
Доступность	Офлайн возможен	Только онлайн
Поддержка	Сами или франчайзи	Входит в сервис
Итоговая стоимость за 3 года	Ниже при росте бизнеса	Удобнее при малом объеме

Выбор конфигурации 1С под сценарий бизнеса

Конфигурация определяет, какие задачи будет решать программа. Ошибочный выбор ведет к переплатам и необходимости смены системы.

• 1С:УНФ подходит для малого бизнеса. Она объединяет продажи, склад, финансы и проекты. Это часто первая ступень после Excel, которая закрывает до 80% задач компании.
• 1С:Бухгалтерия нужна тем, кому важен только учет и отчетность. Она справляется с налогами, зарплатой и бухгалтерскими документами. Но продажи и склад остаются вне системы, поэтому при росте бизнеса часто приходится дополнять или менять решение.
• 1С:Розница решает задачи магазинов: интеграция с онлайн-кассами, работа со скидками и акциями, поддержка торгового оборудования. В связке с 1С:Бухгалтерия закрывает весь контур розничного бизнеса.
• 1С:Управление торговлей рассчитана на компании с оптовыми поставками, большим ассортиментом и несколькими складами. Здесь есть инструменты для планирования закупок, аналитики цен и управления заказами.

Выбор конфигурации стоит делать, исходя из ключевых процессов компании. Если нужен только бухучет — достаточно 1С:Бухгалтерия. Если важен склад и торговля — 1С:Розница или 1С:Управление торговлей. Для комплексного управления лучше выбрать 1С:УНФ.

---

Версии 1С: Базовая, ПРОФ и КОРП

Основная поставка включает платформу, выбранную конфигурацию и одно рабочее место. Если сотрудников больше, приобретаются клиентские лицензии на дополнительные рабочие места. Они выпускаются пакетами и позволяют постепенно расширять систему.

Базовая 1С всегда работает только на одном месте и не масштабируется. ПРОФ и КОРП поддерживают любое количество пользователей, но требуют соответствующее число лицензий.

По формату поставки есть три варианта. Коробка включает физический носитель и ключ. Электронная поставка дешевле и быстрее: ключ и дистрибутив приходят онлайн. Облачный сервис 1С:Фреш предоставляется по подписке и включает обновления и поддержку, не требуя сервера.

Базовая версия.
Это самый доступный вариант. Привязана к одному пользователю, не поддерживает расширение числа рабочих мест и не позволяет изменять конфигурацию. Подходит индивидуальным предпринимателям и небольшим фирмам, где учет ведет один бухгалтер. Преимущество — низкая цена и быстрый запуск. Ограничение — отсутствие масштабируемости: если сотрудников станет больше, придется переходить на ПРОФ.

ПРОФ версия.
Оптимальна для малого и среднего бизнеса. Поддерживает несколько пользователей, клиентские лицензии и гибкую настройку. В отличие от Базовой, ее можно дорабатывать под особенности компании и подключать внешние сервисы. Выбирают фирмы с несколькими бухгалтерами, торговыми точками или складом.

КОРП версия.
Предназначена для организаций со сложной структурой: сеть филиалов, распределенные базы, сотни пользователей. Поддерживает серверное лицензирование, работу с большими объемами данных и интеграцию с другими системами. Стоимость выше. Такой вариант оправдан при высокой нагрузке и масштабах бизнеса.

Сравнение версий

Критерий	Базовая	ПРОФ	КОРП
Количество пользователей	1	Расширяется за счет лицензий	Практически не ограничено
Изменение конфигурации	Нет	Да	Да, расширенные возможности
Интеграции	Нет или минимальные	Поддерживаются	Полный набор инструментов
Масштабируемость	Нет	Для малого и среднего бизнеса	Для среднего и крупного бизнеса
Стоимость	Минимальная	Средняя	Максимальная

Если бизнес растет, можно сделать апгрейд лицензии — перейти с Базовой на ПРОФ или КОРП с доплатой разницы, сохранив вложенные средства.

Бюджет и итоговая стоимость владения программой 1С

Общие расходы складываются не только из цены конфигурации. Чтобы оценить картину, нужно учесть четыре группы затрат.

Лицензии. Это покупка платформы 1С:Предприятие, выбранной конфигурации и лицензий на пользователей. В облаке лицензии входят в тариф, в локальной установке их приобретают отдельно.

Сопровождение. Обновления и консультации входят в подписку ИТС. Без нее база быстро устаревает и перестает соответствовать закону.

Инфраструктура. Локальный вариант требует сервера, бэкапов и администрирования. В облаке все включено в тариф. Однако при длительном использовании подписка может оказаться дороже, чем сервер.

Внедрение. Настройка, перенос данных и обучение сотрудников. При необходимости добавляется интеграция с банком, сайтом или кассами.

Посмотрим, сколько это будет стоить на практике:

• ИП с бухгалтерией: 1С:Бухгалтерия Базовая + ИТС = минимальные расходы.
• Магазин на 2 кассы: 1С:Розница ПРОФ + оборудование + лицензии на 3 рабочих места.
• Оптовая фирма: 1С:Управление торговлей ПРОФ + 1С:Бухгалтерия + сервер или облако.

Оценку нужно проводить не за месяц, а за 12–36 месяцев. Это позволяет увидеть реальную стоимость владения и не попасть в ловушку дешевого старта.

Какие решения 1С выбрать для услуг, розницы и опта

Чтобы ускорить выбор, можно ориентироваться на проверенные связки.

• Для сферы услуг: 1С:Бухгалтерия Базовая или 1С:УНФ Базовая + подписка ИТС. При росте компании переход на ПРОФ позволит подключить больше пользователей.
• Для розницы: 1С:Розница + кассы + ОФД. Позже добавляется обмен с 1С:Бухгалтерия для налоговой отчетности.
• Для оптовой торговли: 1С:Управление торговлей + 1С:Бухгалтерия. Такая связка обеспечивает обмен данными по остаткам и документам.
• Для старта без сервера: любая из конфигураций в облаке 1С. Это быстрый запуск без вложений в оборудование.

Такие решения проверены практикой и позволяют расширять систему без лишних трат.

Чек-лист вопросов к поставщику

Перед покупкой задайте поставщику вопросы:

• Кто переносит данные и обучает сотрудников?
• Как быстро выходят обновления и кто отвечает за сбои?
• Можно ли вернуть или расширить лицензии?
• Как добавляются новые рабочие места?
• Какие критерии успешного внедрения?

Ответы на эти вопросы помогут зафиксировать ответственность и избежать проблем после покупки.

Риски и как их избежать

• Ошибка №1 — выбрать только бухгалтерию, оставив продажи и склад в Excel. Исправление потом обходится дороже.
• Ошибка №2 — экономия на сопровождении. Без обновлений появляются ошибки, которые приводят к штрафам.
• Ошибка №3 — покупка Базовой, когда нужны несколько пользователей. Придется докупать и переносить данные.
• Ошибка №4 — перенос всей работы в облако без договора на выгрузку данных и регламента SLA. В случае сбоя данные могут оказаться недоступны.

Маршрут внедрения на 30 дней

Неделя 1. Диагностика задач и установка программы.
Определяются процессы, которые будут автоматизированы: бухгалтерия, склад, продажи, зарплата, онлайн-торговля. Выбирается конфигурация, ставится демонстрационная база для тестирования интерфейса и функций. Частая ошибка — покупать слишком сложное решение с избытком функций, которые в итоге мешают работе.

Неделя 2. Настройка справочников и загрузка данных.
Формируются справочники контрагентов, товаров, складов и сотрудников. Задаются роли пользователей и права доступа. Загружаются остатки и договоры. Важно избегать ручного ввода больших массивов, чтобы не допустить ошибок — лучше использовать механизмы обмена или помощь специалиста.

Неделя 3. Запуск пилота и корректировки.
Один участок начинает работать только в 1С: например, магазин через 1С:Розница или бухгалтер через 1С:Бухгалтерия. Параллельный учет ведется для сверки. Это помогает выявить ошибки и неудобства. После обратной связи база корректируется: дорабатываются формы, отчеты и печатные документы.

Неделя 4. Обучение и переход на боевой режим.
Проводится обучение всех сотрудников. Кассиры учатся работать с кассой, кладовщики — с остатками, бухгалтеры — с отчетами. После этого параллельный учет прекращается, и компания полностью переходит на 1С. Назначаются ответственные за обновления, резервное копирование и устранение сбоев. Ошибка — ожидать, что программа будет «работать сама» без обслуживания.

Такой пошаговый маршрут позволяет внедрить систему постепенно и безопасно перевести бизнес в новый режим работы.

Вопросы и ответы